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Soluzioni Cloud per la collaborazione

Soluzioni Cloud per la collaborazione
Ubaldo Uberti

Riprendendo il tema “telelavoro” trattato più volte da FEDERMANAGER negli ultimi anni, voglio portare a conoscenza soluzioni, realmente sperimentate in azienda, che contribuiscono significativamente a ridurre la necessità di spostamenti di persone per riunioni di lavoro o comunque la necessità di incontrarsi fisicamente aumentando al contempo le possibilità di collaborazione, condivisione di documenti e, quindi, la produttività.

Ogni azienda, sia pubblica che privata, ha la necessità di generare, far circolare, gestire ed archiviare informazioni e documenti. Inoltre, in un contesto sempre più frenetico e globalizzato, le informazioni devono essere disponibili immediatamente, in qualsiasi parte del mondo e con qualsiasi strumento (PC, tablet, smartphone, ecc.).

Le soluzioni classiche prevedono tradizionali supporti cartacei, sistemi di “email messaging” e di archiviazione documentale consultabili quasi esclusivamente in ufficio e raramente integrati tra loro.

Per ovviare a queste restrizioni ed aumentare realmente la produttività operando in qualsiasi luogo in cui ci si trovi (purché connesso ad Internet) ed utilizzando tutti gli strumenti che la tecnologia oggi rende facilmente disponibili, si stanno diffondendo soluzioni indipendenti dalle piattaforme hardware e software e basate su un utilizzo intelligente delle opportunità che il “Cloud” oggi offre.

Significa usufruire di servizi:

  • di posta elettronica erogati via web,
  • di gestione del proprio calendario e di quelli condivisi con colleghi/collaboratori,
  • di gestione dei propri contatti e dei contatti di gruppo,
  • di gestione delle attività che devono essere svolte,
  • di chat e video chat con più utenti contemporanei,
  • di condivisione di documenti con la possibilità di modificare lo stesso documento da parte di più utenti (purché abilitati) che possono operare anche da distanze geografiche significative e con strumenti hardware disparati,
  • di gestione della firma digitale e dell’archiviazione sostitutiva dei documenti a norma di legge,
  • di creazione e gestione facilitata di siti web pubblici o aziendali

Il tutto senza doversi più occupare dei salvataggi dei propri dati (garantiti dalla funzionalità Cloud), dello spazio fisico di memorizzazione dei dati (spazio disco praticamente illimitato in Cloud) e in assoluta sicurezza essendo tutti i dati criptati e quindi impossibili da accedere senza le opportune chiavi di accesso.

Inoltre queste soluzioni forniscono complete funzionalità proprie dei classici strumenti di ufficio (editori di testo avanzati, fogli di calcolo e strumenti di generazione e gestione delle presentazioni) che danno il notevole vantaggio di generare documenti condivisibili e modificabili in modalità collaborativa e che non comportano l’acquisto di specifiche licenza software.

Per di più sono soluzioni che non richiedono periodici aggiornamenti delle piattaforme hardware e software che erogano i servizi, garantendo sempre le ultime e più aggiornate versioni allungando anche la vita media dei dispositivi utenti (PC) utilizzati non richiedendo la periodica re installazione di versioni software sempre più pesanti in termini di uso di risorse hardware.

Infine i significativi vantaggi sui costi. Non sono richiesti investimenti (non richiedono nuovi server, spazio disco, dispositivi per i backup dei dati e nuove licenze software), i costi sono fissi per utente per anno e quindi facilmente prevedibili e modificabili in aumento o diminuzione (notevole sollievo per i budget ICT sempre più limitati) ed il rilascio all’utente è semplice e non richiede massici costi di formazione.

Unica esigenze reale è una buona connettività Internet anche se sono soluzioni che operano degnamente in off-line.

Essendo però soluzioni che rivoluzionano il tradizionale modo di operare e comunicare in azienda, hanno come presupposto una buona capacità di gestione del cambiamento.

Sarebbe un grande errore sottovalutare il “change management”, fatto che potrebbe inficiare, di fatto, la proficua introduzione in azienda/ente pubblico di queste soluzioni.

Vanno quindi individuati preliminarmente gli utenti che possono trarre maggiore vantaggio da tali soluzioni, fornita una prima informazione su cosa consiste la soluzione che sta per essere rilasciata evidenziando le principali differenze con le soluzioni esistenti ed i vantaggi che derivano dai nuovi strumenti, preparato un buon piano di formazione mirato sulle esigenze aziendali e non tanto sui virtuosismi tecnologici e garantito un buon supporto anche consulenziale per i giorni immediatamente successivi al rilascio della soluzione.

Stiamo quindi parlando di soluzioni che rivoluzionano il modo di svolgere le attività di ufficio aumentando in modo considerevole la produttività e migliorando parecchio il modello collaborativo riducendo i costi in investimenti tecnologici, di gestione corrente delle infrastrutture hardware e software, di spostamento inutile di persone per meeting fuori azienda e di introduzione e gestione di complesse e costose soluzioni di video conferenza.

Voglio solo raccontare un caso personalmente vissuto solo lo scorso anno che evidenzia le enormi possibilità di queste soluzioni.

L’azienda Italiana per cui svolgevo il ruolo di Responsabile delle Tecnologie e delle Infrastrutture ICT doveva definire un contratto di servizio per la gestione di alcuni database della consociata Giapponese e si era deciso che tali servizi fossero erogati (per ovvie ragioni di costo) dalla struttura ICT Indiana di un partner tecnologico italiano con cui la mia azienda operava.

In un normale contesto, io avrei dovuto redigere una bozza del contratto di servizio, incontrare in Giappone o in India i responsabili della consociata Giapponese e della società di servizi Indiana, discutere con loro la bozza per poi arrivare a definire un documento condiviso che sarebbe poi diventato il contratto di servizio.

Invece, io ho prima preparato una bozza del documento che ho condiviso coi colleghi Giapponesi ed Indiani, abbiamo attivato una sessione di video chat multiutente (io dal mio ufficio in Italia, i miei colleghi da Tokyo e gli specialisti Indiani da Trivandrum) durante la quale ci si vedeva (importante in un contesto complesso multinazionale), ci si parlava e si modificava nello stesso momento lo stesso documento contrattuale.

Dopo meno di 2 ore (a costo zero), si è giunti alla definizione della versione definitiva del contratto di servizio con tutte le parti pienamente soddisfatte del risultato ottenuto.

Ritengo quindi che tali soluzioni possano veramente migliorare la competitività delle nostre aziende, la qualità dei nostri servizi (sia privati che pubblici) e ridurre sensibilmente i tempi ed i costi delle normali attività di ufficio che tutte le realtà aziendali hanno quotidianamente.

Penso quindi che siano davvero soluzioni di vero “Smart Work” di cui tutto il sistema Italia dovrebbe avvalersi per contribuire all’uscita dalla spaventosa crisi in cui ci stiamo dibattendo da alcuni anni.

Ubaldo Uberti, Consigliere FEDERMANAGER Novara-VCO

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